logo-160

Hội nghị khách hàng chính là hoạt động quan trọng được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp. Vậy phải chuẩn bị những gì để thu được kết quả tốt nhất? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Metropole nhé!

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Hội nghị khách hàng chính là hoạt động quan trọng được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp, không chỉ giúp củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ mà còn giúp thu hút những khách hàng tiềm năng cho công ty. Đây là sự kiện quan trọng, do đó cần được tổ chức thật chu đáo và chỉn chu. Vậy phải chuẩn bị những gì để thu được kết quả tốt nhất? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Metropole nhé!

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất 1

Hội nghị khách hàng chính là hoạt động quan trọng

Các bước để tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo

Xác định mục tiêu của sự kiện

Đối với bất kỳ sự kiện nào, việc xác định mục đích, mục tiêu cũng là yếu tố quan trọng và cần được thực hiện đầu tiên. Việc xác định mục đích chính của hội nghị khách hàng sẽ giúp bạn có cơ sở lên kế hoạch về nội dung cũng như hình thức sao cho phù hợp nhất. Đó có thể là buổi hội nghị giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, hay tổng kết cuối năm. Từ việc xác định mục đích cụ thể, bạn sẽ dễ dàng đề ra các mục tiêu mong muốn sau sự kiện đồng thời giúp đánh giá hiệu quả của hội nghị một cách chính xác nhất.

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất 2

Từ việc xác định mục đích cụ thể, bạn sẽ dễ dàng đề ra các mục tiêu mong muốn sau sự kiện

Lên danh sách khách mời

Lên danh sách khách mời chính là bước quan trọng tạo nên thành công cho buổi hội nghị. Vai trò của người tổ chức sự kiện đó chính là thống kê khách hàng của doanh nghiệp, dựa trên những thông tin cần thiết, điều kiện cơ bản để lên danh sách khách mời đầy đủ và hợp lý nhất. Trước khi chốt danh sách khách mời, bạn cần rà soát kỹ lưỡng để tránh tình trạng thiếu sót những vị khách cần mời. Sau khi đã có danh sách, hãy gửi thư mời trước thời gian tổ chức ít nhất một tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc để tham dự nhé. 

Thời gian tổ chức

Thời gian của hội nghị cần đảm bảo phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp cũng như phần đông khách mời để đảm bảo sự có mặt của họ. Thời gian tổ chức tốt nhất để công ty bạn nên chọn đó là vào các ngày cuối tuần và vào khung giờ chiều từ 14h - 16h. Đây là thời điểm được đánh giá lý tưởng để mọi người có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất 3

Thời gian tổ chức chính là yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công cho sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc bạn cần chú ý đến số lượng khách mời để chọn sảnh có sức chứa phù hợp. Vì nếu khách ít mà sảnh quá lớn sẽ khiến cho không gian bị loãng, thiếu kết nối và lãng phí. Ngược lại, với lượng khách mời đông mà sảnh quá nhỏ sẽ khiến khách mời cảm thấy không được thoải mái và ngột ngạt.

Những tiêu chí để chọn một địa điểm tổ chức sự kiện đó là:

  • Địa điểm có vị trí thuận lợi trong việc di chuyển, tìm kiếm
  • Phong cách thiết kế sảnh tiệc sang trọng
  • Chi phí hợp lý
  • Trang thiết bị hiện đại, tiện nghi
  • Mức độ đảm bảo an toàn cho khách mời
  • Bãi đỗ xe rộng rãi, thuận tiện
  • Các dịch vụ hỗ trợ đi kèm

Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị

Ý tưởng và kịch bản được xem là linh hồn của sự kiện, do đó, bạn cần xây dựng ý tưởng, kịch bản sao cho phù hợp với mục đích của buổi hội nghị. Kịch bản cần rõ ràng và có sự phân chia công việc thực hiện cho từng người cụ thể. Xây dựng ý tưởng, kịch bản không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thống nhất, mạch lạc mà còn góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp đến khách hàng và công chúng. Bạn có thể giao phó việc lên ý tưởng, thiết kế kịch bản cho đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ giúp bạn xây dựng một chương trình mới lạ, thu hút và chuyên nghiệp nhé. 

Bên cạnh đó, slide chính là phần không thể thiếu trong các buổi hội nghị. Một slide thuyết trình đặc sắc, cô đọng sẽ khiến cho nội dung được truyền tải chính xác đến khách hàng. Người tham dự cũng cảm thấy hào hứng và tập trung hơn. Không những thế, slide được đầu tư bài bản, chỉn chu sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, từ đó củng cố niềm tin trong lòng khách hàng. Vì vậy, hãy dành thời gian để chuẩn bị nội dung cụ thể, rõ ràng cho slide. Phải tạo điểm nhấn cho bản thuyết trình, nêu bật những điểm sáng để gây ấn tượng từ đó dễ dàng truyền đạt thông điệp đến với khách hàng. 

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất 4

Tỉ mỉ trong từng chi tiết để tổ chức một hội nghị thành công

Quà tặng khách hàng

Phải nói rằng, quà tặng chính là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ buổi hội nghị nào. Một món quà được chuẩn bị chu đáo không những thể hiện sự chân thành, tâm lý của doanh nghiệp bạn mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Theo đó, bạn nên chọn những món quà có tính ứng dụng cao và có chi phí hợp lý. Đó có thể là bộ ly tách, số, bút, lịch để bàn, mũ, ô, dù,... Món quà đó phải sử dụng được cho mọi đối tượng. Bên cạnh đó, bạn nên in thêm logo của công ty để quảng bá thương hiệu và giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp của mình lâu hơn. 

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất 5

Quà tặng chính là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ buổi hội nghị nào

Checklist hội nghị

Điều giúp cho công tác chuẩn bị của bạn được thực hiện trọn vẹn và chuyên nghiệp đó chính là hãy lập một checklist tất cả những công việc cần chuẩn bị cho hội nghị để từ đó dễ dàng kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận nhất. Với checklist này không những giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc chuẩn bị mà còn giúp theo dõi tiến độ của chương trình tốt nhất. Bên cạnh đó, việc kiểm tra những phần việc cần làm còn giúp bạn dự phòng cho những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra và từ đó đưa ra những giải pháp xử lý kịp thời.

Tổ chức hội nghị khách hàng chính là một phần công việc không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Mong rằng với những chia sẻ này của Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole sẽ giúp bạn có được sự chuẩn bị chu đáo và đầy đủ nhất. Nếu vẫn còn thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ với Metropole để chúng tôi gửi đến bạn những tư vấn hữu ích nhất nhé!