logo-160

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết

Trong bài viết này, Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về những sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy tham khảo để có sự chuẩn bị tốt nhất nhé!

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết

Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện có lẽ sẽ khiến nhiều người cảm thấy khá tiêu cực. Tuy nhiên, trong thực tế đây là một việc quan trọng mà bạn cần làm trong giai đoạn lập kế hoạch tổ chức để tránh những điều không mong muốn. Trong bài viết này, Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về những sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy tham khảo để có sự chuẩn bị tốt nhất nhé!

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết 1

Dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để tổ chức sự kiện hoàn hảo hơn

Lựa chọn sai địa điểm tổ chức tiệc

Không chỉ riêng hội nghị khách hàng mà với bất cứ sự kiện nào việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc là khâu vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuẩn “sao" để làm nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, nhiều sao không đồng nghĩa với việc buổi lễ của công ty chắc chắn được diễn ra hoàn hảo, thành công. Bên cạnh chọn một trung tâm chất lượng, bạn cần phải chọn nơi phù hợp với mục đích, yêu cầu và quy mô của sự kiện. Có một vài trường hợp hết sảnh phù hợp chỉ còn những sảnh tiệc quá rộng, hoặc quá chật so với danh sách khách mời của bạn nhưng bạn vẫn quyết định thuê vì đó là trung tâm nhiều “sao". Và chắc chắn, khách mời sẽ cảm thấy không thoải mái trong chính không gian đó có thể bởi sự mất kết nối vì sảnh rộng hoặc cảm thấy ngột ngạt khi tham dự tiệc trong phòng quá chật hẹp. 

Chính vì thế, đừng chỉ vì ưu tiên những trung tâm được xếp hạng nhiều “sao” mà bỏ qua những yếu tố quan trọng khác. Hãy gạch đầu dòng những tiêu chí chọn sảnh và dành thời gian đến tận nơi để khảo sát địa điểm. Với cách này chắc chắn bạn sẽ tìm được địa chỉ đáng tin cậy để công ty bạn tổ chức sự kiện hoành tráng.

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị khách hàng nhiều hơn

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết 2

Khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng hãy dựa vào nhiều yếu tố phù hợp

Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp

Mặc dù biết rằng hội nghị cho khách hàng chính là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện văn hoá công ty, quảng bá sản phẩm,... thế nhưng nếu bạn “nhồi nhét" quá nhiều thông điệp cho sự kiện sẽ chỉ gây ra sự nhiễu loạn cho người tiếp nhận và kết quả là thông điệp bị bỏ qua dễ dàng, thậm chí còn khiến khách mời cảm thấy khó chịu. Do đó, điều cần nhớ khi truyền thông cho sự kiện chính là truyền tải thông điệp một cách xuyên suốt, nhất quán. Hãy chọn những thông điệp quan trọng nhất và truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu. Đây chính là bí quyết để giúp khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn. 

Kịch bản không tạo được điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện

Có thể nói đây chính là sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải khi tổ chức sự kiện khách hàng. Hội nghị chính là nơi để công ty bạn thể hiện chuyên nghiệp, xây dựng hình ảnh thương hiệu thế nhưng nếu kịch bản chẳng có điểm nhấn sẽ khiến khách mời nhàm chán thậm chí là cảm thấy mất thời gian khi tham dự. Theo đó, khi lên kịch bản tổ chức tiệc có hai yếu tố mà bạn cần lưu ý đó chính là ý tưởng và thiết kế điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Dĩ nhiên, điểm nhấn đó cần phải thật sáng tạo, có tính liên quan và có khả năng thực hiện cao. Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức cần phải phù hợp với tính chất và văn hoá của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết 3

Kịch bản cần tạo điểm nhấn ấn tượng

Không đầu tư vào việc thiết kế trải nghiệm khách hàng 

Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng có vai trò quan trọng trong các cuộc hội nghị. Thế nhưng dường như nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng nó không cần thiết. Thực tế đây chính là một sai lầm lớn mà bạn cần tránh đấy. Theo đó, đừng chỉ mải mê quan tâm vào những việc như thiết kế sân khấu hoành tráng, trang trí sự kiện lộng lẫy với những standee ấn tượng mà bỏ quên trải nghiệm của những vị khách tham dự sự kiện. Trải nghiệm khách hàng cần phải được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Bạn cần phải dành nhiều thời gian cho giai đoạn tìm hiểu và đăng ký tiếp đến là sự tiếp đón và sáng tạo ý tưởng mới lạ trong sự kiện, sau nữa là những kế hoạch chăm sóc khách hàng khi chương trình kết thúc. Quy trình này cần phải thực hiện nghiêm túc và liền mạch để mang đến trải nghiệm tuyệt vời, ấn tượng cho mỗi khách mời. 

Không chuẩn bị sẵn đội ngũ quay phim, ghi hình

Việc ghi lại những khoảnh khắc trong hội nghị công ty là điều quan trọng và cần thiết ai cũng biết. Thế nhưng đôi khi bạn lại quên mất việc phân công công việc này cho những nhóm người cụ thể. Để khi sự kiện diễn ra thì mới luống cuống bố trí người. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn thường giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh nhưng không có bất kỳ kịch bản nào được chuẩn bị sẵn trước đó. Vì vậy, người thực hiện không thể nắm rõ mục đích, yêu cầu, ý đồ của nhà tổ chức. 

Do đó dẫn đến việc những thước phim, bức hình ghi được không đúng trọng tâm, việc xử lý dữ liệu và dựng phim để làm tư liệu dự trữ về sau cũng gặp nhiều khó khăn. Vì thế, không chỉ chọn một đội ngũ chịu trách nhiệm chụp hình, quay phim mà bạn còn phải thể hiện những mục tiêu cần đạt được cho những bức hình, cuốn phim được quay đó. 

Những sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết 4

Phân công việc cho đội ngũ quay phim, ghi hình rõ ràng khi tổ chức sự kiện

Không có hiểu biết sâu về công nghệ

Thời đại 4.0 chính là sự lên ngôi của những công nghệ thông minh giúp cho cuộc sống con người trở nên dễ dàng hơn. Nhiều công nghệ hiện đại ngày càng được ứng dụng nhiều cho các sự kiện. Và việc không có sự hiểu biết sâu sắc về các công nghệ đó chính là nguyên nhân dẫn đến việc phá hỏng toàn bộ sự kiện công ty. 

Có nhiều trường hợp vì muốn tiết kiệm chi phí mà một số doanh nghiệp đã chọn phương án tự tổ chức thay vì chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các công ty ấy tự thuê các thiết bị công nghệ và tự vận hàng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Không những có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các thiết bị mà khi chúng gặp sự cố trong quá trình tổ chức thì các doanh nghiệp thường bối rối không thể khắc phục ngay lập tức bởi không có kinh nghiệm xử lý, dẫn đến việc gián đoạn toàn bộ chương trình, làm mất hình ảnh trước khách mời. 

Như vậy Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole vừa liệt kê một vài sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng rằng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích để giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt, tránh những rủi ro không đáng có và tăng cường hiệu quả khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, để đảm bảo buổi tiệc được diễn ra trọn vẹn nhất quý doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để giúp bạn hạn chế tối đa những vấn đề không mong muốn có thể xảy ra. Metropole với kinh nghiệm nhiều năm cùng việc sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ là sự lựa chọn tối ưu dành cho các sự kiện quan trọng của công ty bạn.